Phương pháp và mô hình tổ chức phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh làm gì? Chức năng của phòng kinh doanh

Chức năng của phòng kinh doanh không chỉ giới hạn trong việc bán sản phẩm hay dịch vụ mà còn bao gồm nhiều hoạt động khác nhau, cụ thể:

Phát triển chiến lược kinh doanh

Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và triển khai các chiến lược kinh doanh. Họ phải phân tích thị trường, xác định xu hướng và nắm bắt cơ hội để phát triển các kế hoạch kinh doanh dài hạn và ngắn hạn.
Mục tiêu của việc này là mở rộng thị phần, tiếp cận khách hàng mới và tối ưu hóa doanh thu.

Quản lý bán hàng

Một trong những chức năng chính của phòng kinh doanh là quản lý và giám sát hoạt động bán hàng. Điều này bao gồm tổ chức đội ngũ bán hàng, thiết lập mục tiêu doanh số và theo dõi hiệu quả công việc của nhân viên bán hàng.
Phòng kinh doanh cần đảm bảo rằng đội ngũ bán hàng được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng cứng, kỹ năng mềm để thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất.

Phát triển khách hàng

Phòng kinh doanh có trách nhiệm tìm kiếm và thu hút khách hàng mới, cũng như duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện tại.
Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng, hiểu rõ nhu cầu, mong muốn của khách hàng và tạo ra các giải pháp phù hợp giúp gia tăng sự hài lòng, sự trung thành của khách hàng, từ đó thúc đẩy doanh số bán hàng.

Nghiên cứu thị trường

Nghiên cứu thị trường là một chức năng thiết yếu của phòng kinh doanh. Bộ phận này cần thu thập, phân tích thông tin về thị trường, đối thủ cạnh tranh, và xu hướng tiêu dùng.
Những thông tin này giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược kinh doanh, phát triển sản phẩm mới và tìm kiếm cơ hội kinh doanh tiềm năng.

Một số mô hình, phương áp có thể áp dụng cho nghiên cứu thị trường:

Ma trận BCG để đánh giá tỷ lệ tăng trưởng và thị phần của các sản phẩm hoặc dòng sản phẩm
Mô hình 5 áp lực cạnh tranh để đánh giá 5 yếu tố chính ảnh hưởng đến khả năng sinh lời cũng như lợi thế cạnh tranh.
Mô hình PEST để phân tích môi trường kinh doanh…

Hỗ trợ và chăm sóc khách hàng

Phòng kinh doanh còn chịu trách nhiệm hỗ trợ và chăm sóc khách hàng. Họ phải giải đáp các thắc mắc, xử lý khiếu nại, và cung cấp dịch vụ hậu mãi.
Việc chăm sóc khách hàng tốt sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được uy tín và danh tiếng tốt trên thị trường để thu hút khách hàng mới, đồng thời giữ chân được khách hàng hiện tại.

Những bộ phận trong phòng kinh doanh và nhiệm vụ

Bộ phận bán hàng

Bộ phận bán hàng chịu trách nhiệm chính trong việc tiếp cận và tương tác trực tiếp với khách hàng. Nhiệm vụ của họ bao gồm tìm kiếm và tiếp cận khách hàng tiềm năng thông qua nhiều kênh khác nhau như trực tiếp, điện thoại, email và mạng xã hội.
Giới thiệu, tư vấn cho khách hàng về các sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty, giải đáp thắc mắc và cung cấp thông tin chi tiết để khách hàng hiểu rõ hơn.
Nhân viên bán hàng cần đàm phán, thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ, xử lý đơn đặt hàng và đảm bảo hoàn thành giao dịch. Mục tiêu cuối cùng của bộ phận này là đạt, vượt chỉ tiêu doanh số hàng tháng, hàng quý, hàng năm mà công ty đề ra.

Bộ phận phát triển kinh doanh

Tập trung vào việc nghiên cứu thị trường và xác định các cơ hội kinh doanh mới, bằng cách phân tích thị trường để hiểu rõ nhu cầu, xu hướng của khách hàng, cũng như hoạt động của đối thủ cạnh tranh. Dựa trên các thông tin này để phát triển chiến lược kinh doanh nhằm mở rộng thị trường, tiếp cận các phân khúc khách hàng mới và tăng trưởng doanh thu.
Chịu trách nhiệm thiết lập và duy trì mối quan hệ với các đối tác kinh doanh, nhà cung cấp và khách hàng chiến lược nhằm phát triển các sản phẩm, dịch vụ mới hoặc thị trường mới để tăng cường vị thế cạnh tranh của công ty.

Bộ phận chăm sóc khách hàng

Bộ phận chăm sóc khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, thông qua việc giải đáp thắc mắc, xử lý khiếu nại và cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng để đảm bảo các “thượng đế” hài lòng với sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty.
Tập trung phát triển và quản lý các chương trình khách hàng thân thiết, cung cấp các ưu đãi và khuyến mãi đặc biệt và các chương trình bồi đắp lòng trung thành với thương hiệu. Nhờ vào những nỗ lực này, công ty có thể duy trì một cơ sở khách hàng ổn định và trung thành.

Bộ phận hỗ trợ kinh doanh

Bộ phận hỗ trợ kinh doanh đảm bảo rằng đội ngũ bán hàng hoạt động hiệu quả bằng cách quản lý dữ liệu bán hàng và hỗ trợ về mặt hậu cần. Họ thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu bán hàng để cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định.
Chuẩn bị và quản lý các tài liệu bán hàng như báo giá, hợp đồng và tài liệu marketing khi cần.
Điều phối các hoạt động hỗ trợ cho đội ngũ bán hàng, bao gồm quản lý đơn hàng, lên lịch hẹn và tổ chức sự kiện bán hàng.
Duy trì và cập nhật hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), đảm bảo thông tin khách hàng luôn chính xác và kịp thời.

Cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh phổ biến

Cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh là nền tảng cho quá trình bán hàng của các doanh nghiệp. Xây dựng cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh phù hợp với điều kiện, định hướng phát triển, quy trình quản trị của doanh nghiệp rất quan trọng.

Cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh bao gồm việc phân chia nhóm kinh doanh của toàn phòng thành các nhóm chuyên biệt thực hiện các chức năng, nhiệm vụ đặc thù. Việc phân nhóm này được xác định bởi một số yếu tố như:

Số lượng và dòng sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp cung cấp
Quy mô của đội bán hàng.
Quy mô và ngành của đối tượng khách hàng mục tiêu…

Việc bộ phận kinh doanh có cơ cấu tổ chức hợp lý rất quan trọng đối với sự hoạt động của toàn doanh nghiệp. Một cơ cấu kinh doanh khoa học và phù hợp sẽ cho phép doanh nghiệp phát huy tối đa khả năng và kinh nghiệm của từng nhân viên kinh doanh, đồng thời đảm bảo các hoạt động bán hàng nhắm đến đúng mục tiêu, đúng đối tượng khách hàng tiềm năng, từ đó tạo doanh thu lớn cho toàn bộ máy.

Dưới đây là ba mô hình cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh phổ biến nhất cùng ưu, nhược điểm của từng mô hình..

Tổ chức theo mô hình dây chuyền

Dây chuyền là một trong những cấu trúc phòng kinh doanh phổ biến nhất, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa, nhỏ và các công ty khởi nghiệp. Là mô hình với cấu trúc đơn giản nhất, mỗi thành viên trong nhóm có một vai trò hoặc chức năng cụ thể trong chu trình kinh doanh.
Cũng giống như trong dây chuyền lắp ráp sản xuất truyền thống, chu kỳ bán hàng bao gồm các khâu hoạt động bắt đầu từ tạo lập và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng đến kết thúc bằng cách chuyển giao nhiệm vụ cho một thành viên bán hàng khác giai đoạn kế tiếp. Nói cách khác, việc xác định các khách hàng tiềm năng và nuôi dưỡng khách hàng sẽ được tập trung xác định bởi một người hoặc nhóm người khác nhau.

*Tổ chức phòng kinh doanh theo mô hình dây chuyền*

Thông thường, một mô hình dây chuyền điển hình sẽ bao gồm các nhóm nhân sự sau, lần lượt theo đúng quy trình bán hàng:

Tìm khách hàng tiềm năng: nghiên cứu, tìm kiếm, thu thập thông tin về khách hàng tiềm năng cùng nhu cầu, khó khăn họ gặp phải.
Đại diện bán hàng: nhận dữ liệu về khách hàng, sau đó đánh giá về mức độ tiềm năng và đủ điều kiện hay không để chuyển sang bước tiếp theo.
Quản lý tài khoản khách hàng: nhận thông tin khách hàng tiềm năng đủ điều kiện sau khi SDR đánh giá và trực tiếp thực hiện việc bán hàng để chốt đơn, tạo doanh số.
Hỗ trợ, chăm sóc khách hàng: hướng dẫn khách hàng làm quen, sử dụng sản phẩm và nỗ lực hỗ trợ, chăm sóc, duy trì mối quan hệ với khách hàng.

Nếu doanh nghiệp có nhiều dòng sản phẩm, dịch vụ thì mỗi nhóm nhân sự trên thực hiện công việc đối với toàn bộ các dòng sản phẩm, dịch vụ có trong doanh nghiệp.

Ưu điểm

Dễ hiểu và có thể áp dụng với nhiều ngành nghề, lĩnh vực
Dễ dàng xác định các vấn đề trục trặc theo quy trình và dễ phát triển trình độ, kỹ năng cho các thành viên trong phòng kinh doanh.

Nhược điểm

Yêu cầu một nhóm nhân sự đủ lớn, tối thiểu là năm hoặc sáu người để thực hiện đầy đủ các chức năng. Mặc dù các vai trò chuyên biệt có thể tăng hiệu quả, nhưng nó cũng đặt ra thách thức đối với việc giao tiếp và liên kết giữa các nhân sự thực hiện các chức năng khác nhau trong nhóm.

Tổ chức theo mô hình đảo

Đây là cấu trúc tổ chức bán hàng đơn giản nhất. Trong mô hình này, vị trí cao nhất thuộc về người chủ sở hữu hoặc người quản lý có trách nhiệm giám sát nhiều đại diện bán hàng. Mỗi đại diện bán hàng chịu trách nhiệm riêng cho từng giai đoạn của quy trình bán hàng, nghĩa là họ thực hiện mọi hoạt động trong quy trình bán hàng của một dòng sản phẩm/ dịch vụ, từ tìm kiếm, nuôi dưỡng khách hàng và chốt đơn.

*Mô hình đảo phổ biến nhất trong các hoạt động bán hàng truyền thống như tài chính, bất động sản.*

Ưu điểm:

Đơn giản, dễ thiết kế, thực hiện và yêu cầu về quản lý ở mức tối thiểu
Phù hợp với các doanh nghiệp có quy trình bán hàng đơn giản, đồng thời phát huy hiệu quả tối đa trong các ngành hoặc môi trường khuyến khích tính cạnh tranh và độc lập.

Nhược điểm:

Vì mỗi thành viên trong nhóm làm việc độc lập nên việc theo dõi các chỉ số bán hàng gặp nhiều khó khăn
Sự cạnh tranh quá cao giữa các nhân viên bán hàng có thể gây những tác động tiêu cực ảnh hưởng đến doanh nghiệp nếu nó dẫn đến một môi trường cạnh tranh không lành mạnh.

Tùy thuộc vào ngành và lĩnh vực kinh doanh, mô hình này có thể hoạt động trên quy mô lớn. Nhưng nó cũng đem lại nhiều khó khăn, thách thức vì mỗi nhân viên có quy trình bán hàng và chiến lược bán hàng riêng. Điều này khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi tổ chức phòng kinh doanh.

Tổ chức theo mô hình nhóm

Ngày nay, cấu trúc POD đang ngày càng trở nên phổ biến và được đánh giá là khá tối ưu, đặc biệt là trong các tổ chức start-up đang có tiềm năng phát triển và muốn tối ưu hóa nguồn lực nhằm tiếp cận và mở rộng thị trường.

Mô hình nhóm có cách thức vận hành tương tự như mô hình dây chuyền. Tuy nhiên các thành viên sẽ được phân chia thành nhiều nhóm nhỏ đa chức năng. Mỗi nhóm đảm nhận toàn bộ quy trình bán hàng với các thành viên giữ những vai trò khác nhau và được giao nhiệm vụ bán hàng cho một nhóm khách hàng cụ thể.

*Mô hình POD thường được tổ chức theo ngành dọc, địa lý, lãnh thổ hoặc sản phẩm.*

Những vị trí công việc trong 1 POD

Ưu điểm:

Tận dụng hiệu quả của mô hình dây chuyền trong việc phân công người và nhóm, từ đó xây dựng chiến lược nhắm vào nhóm khách hàng có tiềm năng nhất
Bằng cách đa dạng hóa đội ngũ, POD giúp giảm thiểu một số vấn đề phát sinh do lỗi của con người bởi trong mô hình này, các điểm mạnh và yếu của các thành viên sẽ bổ sung cho nhau để tạo ra hiệu quả bán hàng cao nhất; tính linh hoạt cao nên sẽ là lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp đang phát triển cần mở rộng quy mô hoạt động bán hàng.

Nhược điểm:

POD hoạt động dựa trên nền tảng nhóm nên việc thúc đẩy từng cá nhân phát triển gặp nhiều khó khăn
Nguy cơ xảy ra xung đột khá lớn nếu các cá nhân không hợp tác hài hòa với nhau.

Cách tổ chức phòng kinh doanh hiệu quả

Vậy làm sao để phát huy tối đa hiệu quả của từng mô hình cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh?

Xác định rõ ràng các vai trò bán hàng

Bạn có thể có một cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh tốt, nhưng nếu các thành viên trong nhóm kinh doanh không hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, sẽ gây ra những ảnh hưởng tiêu cực tới hoạt động của doanh nghiệp.
Dù bạn triển khai mô hình hoặc phương pháp tiếp cận nào trong tổ chức bán hàng, hãy đảm bảo mỗi người có vai trò được xác định rõ ràng để tránh nhầm lẫn, kém hiệu quả và dư thừa.

Thúc đẩy một môi trường học tập

Đào tạo là một hoạt động quan trọng trong các tổ chức phòng kinh doanh. Đối với hầu hết các doanh nghiệp, việc hoạt động kém hiệu quả đôi khi nằm ở việc thiếu đào tạo, huấn luyện chứ không phải là nhân viên thiếu năng lực. Hãy ưu tiên việc huấn luyện, thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo, chia sẻ cho đội ngũ nhân viên kinh doanh, toàn bộ tổ chức sẽ phát triển mạnh mẽ.

Lựa chọn cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh phù hợp

Có nhiều sự lựa chọn khi xây dựng cơ cấu tổ chức cho phòng kinh doanh. Việc lựa chọn cách tổ chức nào như thế nào phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh, thị trường và mục tiêu kinh doanh cụ thể của mỗi doanh nghiệp.
Điều quan trọng là cơ cấu phòng kinh doanh bạn chọn cần phù hợp và thấm nhuần văn hóa doanh nghiệp, để đạt hiệu suất công việc cao nhất.

https://www.cognism.com/blog/the-pod-b2b-sales-team-of-the-future#a1

https://winningbydesign.com/resources/blog/how-to-build-a-powerful-sales-team/

https://saleshive.com/glossary/account-development-rep-adr/

https://jwpm.com.au/reference/sales-organization-structure

https://jwpm.com.au/reference/what-is-a-sales-model

https://revenuereveal.co/sales-pod/