Xây dựng ngân sách bán hàng

Tào Tháo
Viết bằng trải nghiệm

Khái niệm ngân sách bán hàng

Ngân sách bán hàng được hiểu là một kế hoạch toàn diện và phối hợp, thể hiện các mối quan hệ tài chính cho các hoạt động và nguồn lực của doanh nghiệp trong một thời gian cụ thể trong tương lai nhằm đạt được các mục tiêu bán hàng đề ra. 

Ngân sách bán hàng cụ thể hoá các hoạt động bán hàng của doanh nghiệp thông qua ngôn ngữ tiền tệ. Ngân sách bán hàng thực chất là bản kế hoạch tài chính các hoạt động bán hàng được xác định cho một khoảng thời gian hoặc cho một chương trình, chiến dịch bán hàng.

Ngân sách bán hàng của doanh nghiệp bao gồm hai loại chính: ngân sách chi phí bán hàng và ngân sách kết quả bán hàng:

  • Ngân sách chi phí bán hàng cho biết tất cả các yếu tố chi phí theo chức năng có liên quan đến hoạt động bán hàng, thực hiện doanh số.

  • Ngân sách kết quả dựa trên cơ sở mục tiêu bán hàng và các hoạt động bán hàng để dự trù các phương án doanh số và kết quả.

Ngân sách bán hàng có một số vai trò quan trọng sau:

  • Thứ nhất: lập ngân sách bán hàng tạo đường hướng chỉ đạo cho hoạt động của các cá nhân và bộ phận bán hàng của doanh nghiệp. Ngày nay, các doanh nghiệp khuyến khích và thu hút mọi nhân viên bán hàng tham gia xây dựng ngân sách bán hàng và xây dựng chương trình hành động nhằm nâng cao tính chủ động và sáng tạo của tất cả mọi người.

  • Thứ hai: ngân sách bán hàng cho phép phối hợp đồng bộ các cấp, các bộ phận trong doanh nghiệp triển khai thực hiện mục tiêu bán hàng.

  • Thứ ba: ngân sách bán hàng giúp doanh nghiệp tăng cường công tác kiểm soát hoạt động bán hàng thông qua các chỉ tiêu tài chính. Ngân sách bán hàng giúp các nhà quản trị bán hàng đánh giá chính xác hoạt động, từ đó có các quyết định phù hợp.

Phương pháp xác định ngân sách bán hàng

Để xác định ngân sách bán hàng, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau. Cụ thể:

Dựa trên các chỉ tiêu chi phí và kết quả của các kỳ trước

  • Nhà quản trị bán hàng căn cứ vào các định mức chi phí và kết quả bán hàng của các kỳ trước, kết hợp với mục tiêu bán hàng của kỳ kế hoạch để dự trù các khoản chi, thu. Ví dụ ngân sách bán hàng sẽ gia tăng 10% khi mục tiêu bán hàng doanh số gia tăng 7%. Trong đó các khoản gia tăng tập trung chủ yếu vào phát triển thị trường mới nếu phần doanh số gia tăng đến từ các thị trường mới.

Theo đối thủ cạnh tranh

  • Một số ngân sách bán hàng phải được hoạch định dựa trên cơ sở chi phí và kết quả của các đối thủ cạnh tranh nhằm giữ vững vị trí của doanh nghiệp trên thị trường. Những ngân sách quảng cáo, hoa hồng cho đại lý, khuyến mại... thường dựa trên cơ sở phân tích chi phí của đối thủ cạnh tranh để quyết định. Ví dụ ngân sách quảng cáo của công ty sẽ chiếm từ 5-7% doanh số vì đây là mức trung bình trong ngành. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn gia tăng thị phần của mình thì ngân sách này thông thường sẽ phải cao hơn các đối thủ cạnh tranh.

Phương pháp khả chi

  • Ngân sách bán hàng được xác định dựa trên cơ sở tính toán các khoản cần phải chi đáp ứng yêu cầu của hoạt động bán hàng. Doanh nghiệp sẽ cân nhắc mục tiêu, sau đó nghiên cứu các hoạt động phải làm. Từ đó lấy báo giá và lên phương án phí. Tính toán theo phương pháp này doanh nghiệp phải thiết lập ngân sách dự phòng vì các khoản dự trù chi thường khó sát hoàn toàn với thực chi.

Phương pháp hạn ngạch

  • Doanh nghiệp lên các phương án về thu, chi, lợi nhuận sau đó giao cho các đơn vị tự chủ động triển khai lập ngân sách trong giới hạn hạn ngạch được giao. Ví dụ doanh nghiệp giao khoán mức chi bán hàng tối đa là 7% doanh số, vượt quá hạn ngạch này thì hoạt động bán hàng sẽ không hiệu quả cho doanh nghiệp. Các đơn vị sẽ cụ thể hoá các phương án chi nhằm đạt được đồng thời hai mục tiêu: đạt về doanh số và chi trong hạn ngạch cho phép.

Phương pháp tăng từng bước

  • Ngân sách bán hàng sẽ được phê duyệt theo nguyên lý gia tăng dần dần theo thời gian với lý do mức độ cạnh tranh trong bán hàng ngày càng gia tăng và doanh nghiệp phải chấp nhận giảm dần tỷ lệ lợi nhuận của mình.

Nội dung ngân sách bán hàng

Nội dung ngân sách bán hàng bao gồm các chỉ tiêu về doanh thu bán hàng, chi phí bán hàng, dự toán kết quả bán hàng: lãi gộp, lợi nhuận, tỷ lệ sinh lời, tốc độ quay vòng vốn...

Có nhiều cách thức phân loại ngân sách chi phí bán hàng: phân loại theo chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp, tiếp cận theo chi phí cố định và chi phí biến đổi.

Phân theo chi phí trực tiếp và gián tiếp

Với cách phân loại này, ngân sách chi phí bán hàng bao gồm ba nhóm chính:

Ngân sách chi phí liên quan trực tiếp đến việc bán hàng

  • Lương và hoa hồng của nhân viên bán hàng

  • Chi phí bán hàng

  • Chi phí huấn luyện đào tạo...

Ngân sách chi phí xúc tiến bán hàng

  • Các chi phí liên quan trực tiếp đến các hoạt động xúc tiến bán hàng như quảng cáo, các chương trình khuyến mại,...

Ngân sách chi phí quản lí hành chính

  • Bao gồm các chi phí liên quan đến hoạt động quản lý, hành chính của lực lượng bán hàng bao gồm cả các chi phí nghiên cứu thị trường, chi phí tiền lương và thưởng cho nhân viên và quản lý hành chính, các chi phí thuê văn phòng, chi phí khấu hao tài sản...

Phân theo chi phí cố định và chi phí biến đổi

Theo cách này, ngân sách chi phí bán hàng bao gồm hai loại chính:

Ngân sách chi phí cố định hay còn gọi là định phí

Định phí là những khoản chi không biến đổi hoặc ít biến đổi theo doanh số và sản lượng bán hàng. Đây là những khoản chi phí được hiểu là dù doanh số bằng không thì doanh nghiệp vẫn phải chi trả các khoản phí này. Các khoản chi phí cố định thường được xác định theo hạng mục và nội dung chi phí. Chi phí cố định trong bán hàng thường bao gồm các khoản chính như sau:

  • Khấu hao tài sản cố định

  • Chi thuê địa điểm

  • Chi thuê văn phòng

  • Chi phí thuê kho bãi

  • Quỹ lương cơ bản (lương cố định) và bảo hiểm xã hội

  • Chi phí lãi vay (với các khoản vay trung và dài hạn)

  • Chi phí nghiên cứu phát triển, nghiên cứu thị trường (nếu có quy định cụ thể về mức chi hàng năm).

  • Các khoản phí và lệ phí cố định hàng tháng, hàng năm (ví dụ chi trả tiền nhượng quyền thương mại, chi trả quyền sử dụng tài sản sở hữu trí tuệ...)

  • Chi phí khác: như các khoản chi phí chi trả trọn gói nếu có. Ví dụ chi phí thuê bao hosting, duy trì tên miền, chi phí thuê bao internet, chi phí chi trả các dịch vụ ngoài trọn gói định kỳ (như chi thuê xe, phương tiện định kỳ, thuê dịch vụ vệ sinh, thuê dịch vụ bảo vệ an ninh,...)

Ngân sách chi phí biến đổi

Bao gồm những khoản chi phí thay đổi theo doanh số và sản lượng bán hàng. Các khoản chi phí biến đổi thường bao gồm:

  • Chi phí quảng cáo

  • Chi phí khuyến mại bán theo các chương trình cụ thể

  • Chi phí tiền lương theo năng suất và tiền thưởng

  • Các khoản hoa hồng trả cho đại lý, đại diện bán

  • Chi phí vận chuyển, bốc xếp

  • Chi phí bảo hiểm hàng hoá, bảo hiểm kho bãi...

  • Chi phí bảo quản hàng hoá

  • Chi phí tiếp khách, đối ngoại

  • Chi phí nghiên cứu thị trường (nếu đây là các khoản chi phí phát sinh)

  • Chi phí vốn lưu động (với các khoản vay ngắn hạn)

  • Chi phí đào tạo, huấn luyện lực lượng bán hàng

  • Các chi phí khác

Khi xây dựng ngân sách các khoản chi phí bán hàng, doanh nghiệp sẽ tiến hành xây dựng các định mức chi phí, từ đó xác định các khoản mục chi. Về cơ bản, doanh nghiệp thương mại cần tiến hành xác định một số định mức chi phí cơ bản

TT

Khoản mục

Đơn vị

Ghi chú

I

Các chi phí hoạt động cơ bản

 

 

1

Giảm giá cho các trung gian bán hàng (đại lý, siêu thị, cộng tác viên…)

%

Giảm giá trên doanh số bán

2

Phí bốc dỡ hàng hoá

%

Doanh số

3

Văn phòng phẩm (theo nhân viên, theo bộ phận)

Ngàn đồng

Khoán trọn gói hoặc chi theo nhu cầu

4

 

Phí điện thoại cho nhân viên

 

Ngàn đồng

Khoán trọn gói hoặc chi theo nhu cầu

5

Phí thuê văn phòng/m2

Ngàn đồng

Theo diện tích thuê

6

Phí thuê kho/m2

Ngàn đồng

Theo diện tích thuê

7

Đơn giá xe vận chuyển

Ngàn đồng

Theo đơn vị sản phẩm

8

Khoảng cách vận chuyển bình quân

Km

 

9

Chi phí bảo dưỡng xe/tháng

Ngàn đồng

Trọn gói hoặc chi theo nhu cầu

10

Chi phí xăng dầu/lít/xe

Ngàn đồng

Khoán theo km hoặc chi theo nhu cầu

11

Lệ phí cầu đường

Ngàn đồng

 

12

Phí chuyển tiền qua ngân hàng

%

 

13

Vốn vay

%

Tổng vốn đầu tư

14

Lãi xuất

%

Theo vốn vay

15

Bảo hiểm hàng tồn

%

Theo lượng dự trữ bình quân

16

Khấu hao xe cộ

Ngàn đồng

 

17

Khấu hao khác

Ngàn đồng

 

18

Chi phí sửa chữa bảo dưỡng thiết bị

%

 

19

Chi phí đào tạo, đi lại, họp

Ngàn đồng

 

20

Nợ khó đòi/tổng nợ

%

Tính trên doanh số

21

Quỹ lương cơ bản

 

 

22

Chi phí BHXH, y tế/lương cơ bản

%

 

23

Hoa hồng cho lực lượng bán hàng

%

Tính trên doanh số thuần

24

Tài sản cố định

Ngàn đồng

Đơn giá

Về chi phí nhân sự, doanh nghiệp sẽ tiến hành đưa ra giả thiết về nhân sự, từ đó tính toán ngân sách chi cho lực lượng bán hàng.

TT

Vị trí

Số lượng

Lương cơ bản

Phụ cấp

Thưởng

BHYT BHXH

Hoa hồng

Khác

Tổng cộng

1

Giám đốc bán hàng

 

 

 

 

 

 

 

 

2

Giám sát bán hàng

 

 

 

 

 

 

 

 

3

Trưởng nhóm

 

 

 

 

 

 

 

 

4

Nhân viên bán hàng nhóm 1

 

 

 

 

 

 

 

 

5

Nhân viên bán hàng nhóm 2

 

 

 

 

 

 

 

 

6

Nhân viên bán hàng nhóm 3

 

 

 

 

 

 

 

 

7

Giám sát giao nhận

 

 

 

 

 

 

 

 

8

Nhân viên nhập đơn hàng

 

 

 

 

 

 

 

 

9

Nhân viên phân đơn hàng

 

 

 

 

 

 

 

 

10

Giao nhận bằng xe máy

 

 

 

 

 

 

 

 

11

Giao nhận bằng xe ô tô 1 tấn

 

 

 

 

 

 

 

 

12

Giao nhận xe ô tô 0.5 tấn

 

 

 

 

 

 

 

 

13

Giám đốc điều hành

 

 

 

 

 

 

 

 

14

Trợ lý

 

 

 

 

 

 

 

 

15

Tài xế giám đốc

 

 

 

 

 

 

 

 

16

Điều hành nhân sự

 

 

 

 

 

 

 

 

17

Quản lý công nợ

 

 

 

 

 

 

 

 

18

NV thu nợ

 

 

 

 

 

 

 

 

19

Quản lý tồn và nhập hàng

 

 

 

 

 

 

 

 

20

Nhập dữ liệu

 

 

 

 

 

 

 

 

21

Phân tích dữ liệu

 

 

 

 

 

 

 

 

22

NV kế toán

 

 

 

 

 

 

 

 

23

Thủ quỹ

 

 

 

 

 

 

 

 

24

Thủ kho

 

 

 

 

 

 

 

 

25

Bảo vệ

 

 

 

 

 

 

 

 

Tổng cộng

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Về tài sản cố định, doanh nghiệp phải xác lập danh mục tài sản cố định cần thiết, từ đó lấy báo giá và xác định ngân sách bán hàng.

TT

Loại trang thiết bị

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

1

Máy vi tính

 

 

 

2

Máy in

 

 

 

3

Máy fax

 

 

 

4

Điện thoại

 

 

 

5

Máy photocopy

 

 

 

6

Máy phát điện

 

 

 

7

Moderm

 

 

 

8

Bàn

 

 

 

9

Ghế

 

 

 

10

Máy điều hoà

 

 

 

11

Quạt

 

 

 

12

Tủ

 

 

 

13

Bàn họp

 

 

 

14

Khác

 

 

 

Tổng

 

Ngân sách kết quả bán hàng

Ngân sách kết quả bán hàng bao gồm các chỉ tiêu cơ bản.

TT

Chỉ tiêu

Ý nghĩa

Cách tính

1

Doanh số bán hàng

Phản ánh kết quả bán hàng

Doanh số bán hàng = số lượng hàng bán x giá bán

2

Doanh số thuần

Doanh số thực thu về của doanh nghiệp

Doanh số thuần = doanh số bán hàng – các khoản giảm trừ (chiết khấu, thuế giá trị gia tăng...)

 

3

Giá vốn hàng bán (doanh số nhập kho

Giá mua vào của hàng hoá bán ra

Giá vốn hàng bán = số lượng hàng bán x giá mua vào + các khoản chi phí mua hàng

4

Lãi gộp

Phản ánh hiệu quả của hoạt động bán hàng

Lãi gộp = doanh số thuần – Giá vốn hàng bán

5

Tỷ lệ lãi gộp

Phản ánh hiệu quả của hoạt động bán hàng

Tỷ lệ lãi gộp = Lãi gộp/doanh số thuần

6

Lợi nhuận trước thuế

Phản ánh hiệu quả của hoạt động bán hàng

Lợi nhuận trước thuế = Lãi gộp – chi phí hoạt động của doanh nghiệp (bao gồm cả chi phí bán hàng).

7

Lợi nhuận sau thuế

Phản ánh hiệu quả của hoạt động bán hàng

Lợi nhuận sau thuế = Lợi nhuận trước thuế – Thuế thu nhập doanh nghiệp

8

Tốc độ luân chuyển vốn lưu động

Phản ánh hiệu quả sử dụng vốn lưu động

Tốc độ luân chuyển vốn lưu động = Vốn lưu động bình quân/doanh số thuần

Khi thiết lập ngân sách bán hàng, doanh nghiệp sẽ đưa ra nhiều phương án khác nhau. Thông thường, ba phương án cơ bản được đưa ra theo mức độ đạt được của doanh số:

  • Phương án 1: Doanh số đạt 100% mục tiêu đề ra

  • Phương án 2: Doanh số đạt 80% mục tiêu đề ra

  • Phương án 3: Doanh số đạt 120% mục tiêu đề ra

Các phương án này định hướng quá trình ra quyết định của nhà quản trị khi triển khai thực hiện kế hoạch bán hàng.

Ví dụ dưới đây thể hiện hình thức của ngân sách bán hàng tổng thể của doanh nghiệp thương mại 

Chỉ tiêu

Phương án 1 (doanh số đạt 100%)

Phương án 2 (doanh số đạt 120%)

Phương án 3 (doanh số đạt 80%)

A. Doanh số trung bình tháng

 

 

 

B. Giá vốn (doanh số nhập kho)

 

 

 

C. Lãi gộp (A-B)

 

 

 

D. Chi phí hoạt động

 

 

 

D1. Chi phí bán hàng

 

 

 

D1.1. Lương cho lực lượng bán hàng

 

 

 

D1.2. Chiết khấu bán trên kênh và rủi ro

 

 

 

D2. Các chi phí phân phối

 

 

 

D21: Lương cho đội giao hàng

 

 

 

D22: Chi phí giao nhận từ công ty đến đại lý

 

 

 

D3: Các chi phí hành chính và tổng quát

 

 

 

D31: Lương cho đội ngũ không bán hàng

 

 

 

D32: Chi phí văn phòng

 

 

 

D33: Chi phí đào tạo và hành chính

 

 

 

D34: Chi phí kho bãi

 

 

 

% Chi phí hoạt động trên doanh số

 

 

 

Lãi trước thuế

 

 

 

E. Tài sản cố định

 

 

 

E1:  Vận tải

 

 

 

E2:  Tài sản văn phòng

 

 

 

E3: Pallet cho kho

 

 

 

F. Tài sản hiện tại

 

 

 

F1: Tồn kho

 

 

 

F2: Nợ trên thị trường

 

 

 

G: Tổng vốn đầu tư

 

 

 

G1: Vốn tự có

 

 

 

G2: Vốn vay ngân hàng

 

 

 

H. Các chỉ tiêu tài chính

 

 

 

ROI (return of investment)

 

 

 

ROWC (return of working capital)

 

 

 

Lợi nhuận trước thuế/doanh số