Bảng tiến độ thi công công trình là gì?
Bảng tiến độ thi công được định nghĩa là văn bản hoặc sơ đồ thể hiện tiến trình cụ thể để thực hiện một dự án, cho biết yêu cầu & thời gian thực hiện các công việc, hạng mục trong một dự án xây dựng. Nó được xem là “xương sống” bắt buộc phải có trong bất kỳ dự án xây dựng nào, là căn cứ để theo dõi & kiểm soát tiến độ, chất lượng công trình. Bảng tiến độ còn được ngầm hiểu là văn bản pháp lý giữa nhà thầu thi công và chủ đầu tư, giữa nhà thầu chính và thầu phụ về những cam kết bao gồm: dự trù khối lượng & hạng mục, yêu cầu nghiệm thu trong suốt quá trình thực hiện dự án.
Thông thường, một bảng tiến độ thi công bao gồm:
- Các giai đoạn thực hiện dự án
- Phân bổ tài nguyên
- Chia nhiệm vụ và người phụ trách
- Sự phụ thuộc giữa các công việc/ nhiệm vụ
- Thời hạn thực hiện dự án, nhiệm vụ
- Ngân sách và chi phí phân bổ cho từng công việc/ nhiệm vụ
- Dự trù nguồn lực bao gồm nhân công, nguyên vật liệu & máy móc
Ngoài bảng tiến độ thi công, bạn sẽ cần quản lý rất nhiều các vấn đề khác trong quy trình thi công như: bảng dự toán, bảng khối lượng, kế hoạch tài chính, bảng theo dõi vật tư v.v… để giữ dự án theo đúng kế hoạch
Lợi ích của việc lập bảng tiến độ thi công
Tạo bảng tiến độ thi công công trình là rất cần thiết. Việc phân chia, phối hợp thực hiện nhiệm vụ giữa nhân viên và quản lý sẽ rất khó khăn nếu không có kế hoạch để theo dõi & kiểm soát.
Cùng điểm qua một số lợi ích chính của việc lập bảng tiến độ thi công xây dựng dưới đây:
- Quản lý hiệu quả tài nguyên (nhân lực, vật liệu, công cụ,…): Khác với các lĩnh vực khác, quản lý dự án trong xây dựng đòi hỏi rất cao vấn đề kiểm soát tài nguyên & nguồn lực thi công. Việc lên dự trù chính xác và tiến hành thi công theo đúng kế hoạch dự trù được coi là vấn đề quyết định một dự án có hoàn thành đúng tiến độ và bàn giao đúng chất lượng hay không.
- Đảm bảo ngân sách dự án: Lập kế hoạch tiến độ triển khai dự án là căn cứ để ước tính ngân sách chính xác, hạn chế rủi ro ngân sách vượt dự toán.
- Đảm bảo chất lượng: Phân bổ, kiểm soát từng khía cạnh cốt lõi trong quá trình thi công giúp duy trì chất lượng sản phẩm bàn giao trong suốt vòng đời của dự án.
- Đảm bảo tiến độ: Đảm bảo tiến độ bàn giao công trình là vấn đề quan trọng nhất trong thi công. Muốn biết dự án của bạn đang chậm tiến độ hay không? bảng tiến độ thi công sẽ cho bạn câu trả lời chính xác. Muốn như vậy, bạn cần yêu cầu đội kỹ sư cập nhật báo cáo thi công thường xuyên.
4 Phương pháp lập bảng tiến độ thi công phổ biến
Để tiện cho các nhà quản lý dự án có thể bắt tay vào lập bảng tiến độ thi công, chúng tôi giới thiệu 4 phương pháp phổ biến được khuyến nghị sử dụng cho các nhà thầu Xây dựng. Tùy độ lớn và tính chất phức tạp của từng công trình, bạn có thể tham khảo áp dụng 1 hoặc từ 2 phương pháp để có được bản tiến độ thi công chuẩn nhất.
Phương pháp đường dẫn quan trọng – Critical path
- Phương pháp đường dẫn quan trọng (Critical path method – CPM) là một kỹ thuật được người quản lý dự án sử dụng để tạo lịch trình dự án và ước tính tổng thời lượng của dự án.
- Đây là phương pháp ước tính tổng thời gian hoàn thành dự án bằng cách xác định các công việc có mối quan hệ phụ thuộc. Một công việc/nhiệm vụ chỉ bắt đầu khi các nhiệm vụ trước đó được hoàn thành. Nó cho phép các nhà quản lý tính toán thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành một dự án, tránh tình trạng quá tải & trì hoãn công việc.
Kỹ thuật ước lượng và đánh giá – PERT
- Là sơ đồ hiển thị tất cả các nhiệm vụ đã được lên lịch trong một dự án. Sử dụng PERT, nhà quản lý có thể phân tích thời gian cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ, từ đó ước tính chính xác tổng tiến độ dự án. Nhờ tích hợp & đánh giá dựa trên 3 mốc tiến độ – thời gian ngắn nhất, thời gian có khả năng và thời gian dài nhất để hoàn thành dự án. Kỹ thuật này phù hợp với các dự án lớn, dự án luôn cần sự đổi mới.
Biểu đồ Gantt
- Là phương pháp liệt kê từng nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành một dự án và theo dõi thời gian thực hiện. Gantt Chart bao gồm hai trục riêng biệt: trục tung biểu thị số lượng nhiệm vụ, và trục hoành biểu thị thời gian (ngày bắt đầu & ngày kết thúc).
Đường cân bằng – LOB
Là quy trình kiểm soát tiến độ dành cho những dự án có tính lặp lại. Ví dụ: xây dựng tòa nhà cao tầng, thời gian triển khai công việc ở mỗi tầng đều giống nhau.
Khi hiểu rõ sự khác biệt giữa các kỹ thuật lập bảng tiến độ, bạn sẽ dễ dàng chọn được phương pháp phù hợp nhất cho dự án xây dựng sắp triển khai. Tùy thuộc vào độ phức tạp, tính đặc thù của mỗi dự án và mong muốn của người khởi tạo.
5 bước lập bảng tiến độ thi công trong dự án xây dựng
Với 5 bước dưới đây, bạn có thể dễ dàng tạo bảng tiến độ thi công cho bất kỳ dự án xây dựng nào.
Thu thập thông tin dự án
Để tạo bảng tiến độ xây dựng hiệu quả, bạn phải hiểu rõ mọi khía cạnh của dự án. Bằng cách xem xét kỹ lưỡng các yếu tố: kế hoạch thi công, thông số kỹ thuật, ngân sách, danh sách các nhà thầu phụ, các quy định về xây dựng, vật liệu, nhân lực,… để ước tính thời gian. Hãy tích cực thảo luận với các bên liên quan để thu thập thông tin, giảm rủi ro phải điều chỉnh dự án khi đã bắt đầu khởi công
Chọn phương pháp & công cụ hỗ trợ
Khi bắt đầu, các công cụ lập bản vẽ hoặc lập dự toán là không thể bỏ qua. Sau đó, bạn có thể dùng Excel, Google Sheets hoặc các phần mềm quản lý dự án xây dựng chuyên sâu để lập bảng và kiểm soát tiến độ thi công. Với những dự án phức tạp, các nhà quản lý nên ưu tiên lựa chọn công cụ có tính năng hỗ trợ lập bảng tiến độ nhanh chóng, cập nhật thời gian realtime, trao đổi & chia sẻ thông tin dễ dàng.
Ưu tiên sử dụng ứng dụng lập dự toán sẽ giúp bạn dễ dàng ước lượng được lượng thời gian và nguồn lực sẽ bị lãng phí.
Sắp xếp thứ tự công việc/ nhiệm vụ
Phân rã dự án thành các sản phẩm bàn giao, gói công việc, nhiệm vụ cụ thể và sắp xếp thứ tự triển khai là bước quan trọng giúp bạn ước tính chính xác thời gian hoàn thành dự án. Kết hợp với cấu trúc phân chia công việc (WBS) sẽ giúp các nhà quản lý thực hiện & kiểm soát tốt quy trình này.
Xác định thời gian triển khai
Với từng hạng mục công việc, bạn cần tính toán thời gian bắt đầu và kết thúc dựa vào thực tế. Các nhà quản lý cần xem xét tất cả các yếu tố ảnh hưởng đến tiến độ dự án như: thời tiết, quy trình xin giấy phép xây dựng, quy trình cấp vốn, chuẩn bị vật liệu, ngày nghỉ lễ, năng lực nhân viên,… Sau đó gán thời gian ước tính cho từng công việc/ nhiệm vụ lên bảng tiến độ.
Sử dụng PERT để phân tích theo công thức (thời gian bi quan + 4 x thời gian khả thi + thời gian tích cực) /6.
Đánh giá & kiểm soát
Khi lập bảng tiến độ thi công xong, hãy chia sẻ & thảo luận lại với các bên liên quan để đảm bảo tính khả thi. Ngoài ra, trong quá trình triển khai, bạn phải thường xuyên cập nhật & giám sát tiến độ thực hiện tại các hạng mục công việc.
Nhưng sẽ rất khó để ban quản lý theo dõi kịp thời và bao quát toàn bộ tiến độ dự án, nhất là với đội ngũ làm việc ngoài công trường. Khi đó, việc áp dụng phần mềm quản lý dự án là giải pháp tối ưu giúp bạn loại bỏ tác vụ thủ công trong khâu điều hành & giảm rủi ro chậm tiến độ công trình.
