Phương pháp 5W1H2C5M trong kỹ năng lập kế hoạch

5W 1H 2C 5M được coi như đường xương sống cơ bản để định hình được mục tiêu kế hoạch, cách xây dựng bản kế hoạch và quan trọng nhất là cần làm những gì để thực hiện bản kế hoạch quản trị đó.

*5W1H là phương pháp tư duy lập kế hoạch*

Phương pháp xác định nội dung công việc 5W1H2C5M

Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)
Xác định nội dung công việc 1W (what)
Xác định 3W: where, when, who
Xác định cách thức thực hiện 1H (how)
Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control)
Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)
Xác định nguồn lực thực hiện 5M

Xác định mục tiêu yêu cầu

Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:

Why - Tại sao bạn phải làm công việc này?

Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?

Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.

What - Nội dung công việc đó là gi?

Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao.
Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng của bước công việc trước.

Xác định 3W

Where - Ở đâu - Địa điểm nào?

Công việc đó thực hiện tại đâu?
Giao hàng tại địa điểm nào?
Kiểm tra tại bộ phận nào?
Testing những công đoạn nào?...

When: Công việc đó thực hiện khi nào

Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.
Có 4 loại công việc khác nhau: công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn cấp. Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.

Who: Ai thực thi?

Ai làm việc đó
Ai kiểm tra
Ai hỗ trợ.
Ai chịu trách nhiệm…

How - Làm công việc này như thế nào?

H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm các nội dung:

Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?
Tiêu chuẩn là gì?
Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?

Control - Xác định phương pháp kiểm soát

Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến:

Công việc đó có đặc tính gì?
Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu.

Check - Xác định phương pháp kiểm tra

Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung sau:

Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.
Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).
Ai tiến hành kiểm tra?
Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?

Trong doanh nghiệp không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu (quan trọng nhất).

Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20 % số lượng nhưng chiếm đến 80 % khối lượng sai sót.

Xác định nguồn lực (5M)

Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.

Nguồn lực bao gồm các yếu tố:

Man = nguồn nhân lực.
Money = Tiền bạc.
Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.
Machine = máy móc/công nghệ.
Method = phương pháp làm việc.

Man bao gồm các nội dung:

Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?
Ai hỗ trợ?
Ai kiểm tra?
Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?