Quy trình SEO và quản trị dự án SEO

Tối ưu hoá công cụ tìm kiếm (SEO) đang trở thành một nhiệm vụ quan trọng đối với những doanh nghiệp ngày nay, đặc biệt với những doanh nghiệp bán hàng có giá trị lớn và sản phẩm hay dịch vụ có tính chất phức tạp về quy trình cũng như thông tin sản phẩm, dịch vụ.

Khác với các loại hình quảng cáo có thể nhìn thấy kết quả trong ngắn hạn như Facebook Ads, và Google Adwords, SEO là một quá trình dài hạn, cần có một lộ trình rõ ràng, chi tiết, phân bổ nguồn lực cụ thể thì mới mong thấy được kết quả.

Để giúp các doanh nghiệp tự lên kế hoạch SEO và quản lý thực thi hiệu quả, bài viết này giới thiệu tổng quan về quy trình SEO và quản trị dự án SEO

Tổng quan về SEO

SEO là gì?

SEO (Search Engine Optimization) là tập hợp các thủ thuật để tối ưu trang web thân thiện hơn với công cụ tìm kiếm, nhằm giúp cải thiện cho thứ hạng website trên bảng xếp hạng Google.
Trong hành trình mua hàng của khách hàng, SEO giúp khách hàng ở bước Search - giúp những người đã có một nhu cầu cụ thể biết đến sản phẩm, thương hiệu của doanh nghiệp.

Tổng quan về quy trình SEO

Quy trình SEO là một vòng tròn khép kín, vận động liên tục bao gồm các bước như sau:

Bước 1: Phân tích website cần SEO
Bước 2: Nghiên cứu, phân tích và chọn bộ từ khoá
Bước 3: Phân tích đối thủ
Bước 4: Xây dựng cấu trúc website, cấu trúc nội dung sản phẩm, bài viết
Bước 5: Kiểm tra các yếu tố kỹ thuật
Bước 6: Xây dựng nội dung và tối ưu SEO On-page
Bước 7: Xây dựng liên kết và tối ưu SEO Off-page
Bước 8: Đo lường kết quả và đánh giá.
Bước 9: Hiệu chỉnh định kỳ, liên tục.

Lưu ý

Một số kỹ thuật sử dụng trong lập kế hoạch SEO bao gồm: Kỹ thuật SMART, mô hình RACE, kỹ thuật 5W1H2C5M, Mô hình SOSTAC,...
Bạn cần nắm rõ và phổ biến USP của doanh nghiệp để nhân sự phát triển nội dung biết và điều hướng khách hàng trong quá trình SEO

Ai sẽ tham gia vào dự án SEO

Có 3 vị trí nhân sự chính trong một dự án SEO. Vai trò của mỗi người trong dự án như sau:

Quản lý dự án SEO: chịu trách nhiệm trong việc lên kế hoạch SEO hoàn chỉnh và điều phối nhân sự thực hiện theo đúng quy trình SEO, đảm bảo tiến độ của dự án SEO hoàn thành đúng hạn.
Nhân sự phát triển nội dung: Chịu trách nhiệm sáng tạo nội dung đúng hướng, đảm bảo đủ số lượng và chất lượng theo kế hoạch của SEO manager.
Nhân sự lập trình website: hỗ trợ xây dựng, điều chỉnh website chuẩn SEO, quản trị website và đánh giá hiệu quả của website theo từng giai đoạn của dự án, báo cáo trực tiếp cho SEO manager.

Các bước lập kế hoạch SEO

Đánh giá website hiện tại

Nếu coi dự án SEO là một hành trình, thì việc đánh giá website chính là xác định điểm xuất phát. Bạn cần biết vị trí của mình ở đâu, khoảng cách tới vạch đích bao xa, từ đó xác định được khối lượng công việc cần làm sắp tới của mình.

Những đầu mục công việc cần làm khi đánh giá website gồm có:

Tuổi đời tên miền: Tuổi đời domain càng lâu thì khi tối ưu SEO càng có hiệu quả ngay lập tức.
Cấu trúc website: Cấu trúc hiện tại của website (cách phân chia trang chủ, danh mục, bài viết, cách điều hướng...) đã phù hợp để tối ưu SEO chưa?
Nội dung của website: Số lượng bài viết là bao nhiêu, mức độ tối ưu bài viết (URL, title, heading, link nội bộ, ảnh…) đã tốt hay chưa?
Hệ thống site vệ tinh
Lượng backlink hiện tại
Thống kê thứ hạng website hiện tại, đánh giá lợi thế và hạn chế của dự án.

Nghiên cứu và phân nhóm từ khoá

Khi nhắc tới nghiên cứu từ khoá, có một số marketer thường nghĩ rằng đó đơn thuần là việc dùng công cụ để tìm ra các từ khoá có nhiều lượt tìm kiếm, kết quả là tìm được rất nhiều từ khoá nhưng lại không có mục đích rõ ràng - làm nhóm từ khoá này xong thì có tăng tỉ lệ chuyển đổi khách hàng hay không. Tỉ lệ chuyển đổi khách hàng của từ khoá mới là điều quan trọng nhất của SEO, khiến dự án SEO thực sự đáng đầu tư và đóng góp vào doanh thu của doanh nghiệp.
Để tìm được từ khoá có tỉ lệ chuyển đổi cao phụ thuộc vào sự thấu hiểu khách hàng của marketers. Bạn cần phân loại đối tượng khách hàng mua sản phẩm của mình, với mỗi nhóm đối tượng thì hành vi, tâm lý của họ là gì, họ sẽ có những băn khoăn gì và tìm kiếm điều gì trước khi quyết định mua hàng. Hiểu được điều này, bạn sẽ phân loại được đâu là từ khoá chính quan trọng và từ khoá phụ, biết sắp xếp ưu tiên làm từ khoá nào trước, từ nào sau.

Checklist các bước nghiên cứu từ khoá và tìm ý tưởng từ khoá:

Lựa chọn một nhánh sản phẩm, dịch vụ để nghiên cứu
Xác định đối tượng khách hàng hướng đến
Tìm những từ khoá ứng với sự mong muốn, quan tâm của khách hàng
Tự đưa ra nhóm từ khoá ban đầu dựa theo kinh nghiệm bản thân về sản phẩm và ngành hàng
Tìm hiểu khách hàng xem nếu họ mua sản phẩm của mình qua Google thì tìm kiếm với từ khoá gì
Với 2 nhóm từ khoá trên, search Google và chú ý tới những từ khoá mà Google gợi ý, như vậy sẽ có thêm một nhóm từ khoá nữa.
Nghiên cứu website đối thủ đang có từ khoá gì bằng các công cụ SEO như Ahrefs, Alexa.com,…
Đánh giá độ khó của từ khoá
Hình thành nội dung hỗ trợ cho những từ khoá nghiên cứu được

Sau khi có một bộ từ khoá, bạn hãy xác định từ khoá chính, từ khoá phụ, xếp nhóm các từ khoá và xác định vị trí SEO cho từ khoá đó. Trong một trang web, có 4 loại đường dẫn lên top Google: trang chủ (homepage), chuyên mục (category), bài viết (post) và thẻ tag.

Với bộ từ khoá trên, cách xác định vị trí SEO cho từ khoá như sau:

Từ khoá trang chủ: chọn từ khoá chính khó nhất và SEO từ khoá đó ở trang chủ
Từ khoá chuyên mục: chọn các từ khoá chính quan trọng và SEO ở các chuyên mục.
Từ khoá bài viết: các từ khoá về sản phẩm, dịch vụ, tin tức sẽ SEO ở bài viết
Từ khoá dành cho thẻ tag

Lưu ý: Bạn nên chia nhóm từ khoá theo từng đối tượng người dùng cụ thể để các bài viết có nội dung cụ thể, đồng thời dễ dàng trong việc hướng dẫn Content Writer viết nội dung theo đúng hướng.

Sau khi phân chia từ khoá, lập bảng từ khoá cần SEO và xác định đường dẫn SEO, bạn sẽ hình thành được hệ thống nội dung trên website. Từ bảng từ khoá đã lập, hãy xác định cấu trúc silo phù hợp với website của bạn.

Ví dụ:

Một nhà bán lẻ camera sau khi nghiên cứu các từ khoá về sản phẩm thì có được nhóm từ khoá chính như sau:
Camera quan sát - Search Volumn (SV): 14000
Camera giám sát - SV: 7000
Camera an ninh - SV: 8200
Camera chống trộm - SV: 2300
Camera wifi - SV: 14.000

Ngoài ra, người mua còn search về các từ khoá liên quan tới giá - hướng dẫn lắp đặt - hướng dẫn sử dụng - các lỗi kĩ thuật khi sử dụng camera,...

Dựa vào bảng nghiên cứu từ khoá, nhà bán lẻ phân chia nhóm từ khoá chính là các từ khoá “camera an ninh, camera chống trộm,...” SEO tại vị trí danh mục. Các từ khoá phụ như “giá - hướng dẫn lắp đặt - hướng dẫn sử dụng - các lỗi kĩ thuật khi sử dụng,...” thì SEO tại bài viết.

Từ đó, ta có được cấu trúc website dựa trên bảng nghiên cứu từ khoá như sau:

Ví dụ về cấu trúc website xây dựng dựa trên bảng nghiên cứu từ khoá trong SEO

Trước khi sang bước tiếp theo, hãy chắc chắn rằng bạn không bỏ lỡ bất kì nhiệm vụ nào trong quy trình SEO. Để quản lý khối lượng công việc trên, bạn có thể sử dụng tính năng checklist trong phần mềm quản lý công việc Wework để công việc trong team SEO in-house được thông suốt, theo dõi được ai làm việc gì, có nhiệm vụ nào bị bỏ lỡ trong quy trình hay không.

Phân tích đối thủ

Sau khi xác định được nhóm từ khoá muốn SEO, đây là bước tiến hành xác định đối thủ cạnh tranh và đánh giá tình hình của đối thủ hiện tại, từ đó đưa ra hướng đi cho dự án SEO.

Bạn hãy tìm và lựa chọn 3 - 5 đối thủ mạnh cần vượt qua, sau đó phân tích các đối thủ dựa trên các tiêu chí:

Phân tích Onpage:

Đánh giá website đối thủ

Đánh giá chất lượng website về tuổi đời domain, thứ hạng từ khoá hiện tại
Cấu trúc website đối thủ, xác định từ khoá đối thủ SEO ở đâu
Mức độ tối ưu trên trang theo các tiêu chí onpage: title, thẻ meta, heading, mật độ keyword,…

Đánh giá nội dung site đối thủ

Số lượng bài viết trên site: Kiểm tra đối thủ có bao nhiêu bài viết, bao nhiêu bài liên quan đến từ khoá SEO, trong đó có bao nhiêu bài chất lượng
Mức độ tối ưu nội dung chuẩn on-page hay chưa
Đánh giá internal link trong site đối thủ như thế nào

Phân tích off-page:

Xác định đối thủ có bao nhiêu link? Nguồn link đến từ đâu?
Link đi mua hay link tự làm? Link có chất lượng không?
Hệ thống site vệ tinh (nếu có)
Cách xây dựng link hiện tại của đối thủ

Đối với dự án có nhiều đối thủ mạnh, bạn có thể phân chia nhân sự phụ trách nghiên cứu từng đối thủ. Để quản lý công việc, bạn có thể tạo các dự án riêng cho các nhân sự trong Wework để theo dõi tiến độ nghiên cứu của từng nhân sự.

Có thể tạo dự án riêng trên Wework cho từng thành viên trong team SEO in-house để theo dõi và đánh giá năng suất tốt nhất

Kế hoạch on-page

Dựa vào các mục phân tích phía trên, sau khi bạn biết đối thủ mạnh tới đâu, và website của bạn đang ở vị trí nào, giờ là lúc bắt tay vào tối ưu website với kỹ thuật tối ưu on-page. Bạn hãy đưa ra hướng giải quyết cho các vấn đề sau:

Xác định số lượng bài viết cho từng chuyên mục, sản phẩm, dịch vụ cụ thể
Một bài cần có bao nhiêu ảnh? Mật độ từ khoá là bao nhiêu?,...
Lên được sơ đồ cấu trúc link nội bộ

Để quản lý link nội bộ, bạn cần có một kế hoạch rõ ràng về từng bài viết liên kết với nhau như thế nào. Trong Wework, bạn có thể sử dụng giao diện Kanban để nhìn thấy tổng quan các bài viết hiện có và phân chia các bài viết thành các cột topic, từ đó dễ dàng đặt link nội bộ cho các bài viết trên website, hạn chế tình trạng các bài bị bỏ sót, thiếu link nội bộ.

Kế hoạch nội dung

Sau khi xác định số lượng bài hỗ trợ cho những đường dẫn cần SEO, giờ bạn nghĩ tiếp: cần viết những nội dung gì? Điều này có vẻ khó, vì sáng tạo nội dung cho một vài bài thì dễ, chứ cả trăm bài thì thật khó. Ở bước này, bạn càng hiểu người tiêu dùng bao nhiêu thì càng dễ sáng tạo bấy nhiêu, hãy tiếp cận vấn đề của người tiêu dùng ở nhiều góc độ khác nhau để cung cấp được nhiều thông tin hơn cho họ.

Tham khảo một số cách để sáng tạo nội dung mà chúng tôi gợi ý cho bạn như sau:

Tìm hiểu thật kỹ về ngành hàng của bạn để trả lời các câu hỏi sau: Quy trình mua hàng của khách hàng là gì? Đâu là yếu tố quyết định chính dẫn tới hành vi mua? Điều gì khiến khách hàng ít mua hàng hơn? Điều gì khiến họ mua nhiều hơn?,... Từ đó tạo những nội dung thuyết phục, bẻ gãy cản trở khiến họ băn khoăn chưa mua hàng.
Sử dụng công thức 5W + 1H (trả lời các câu hỏi What, Who, When, Why, Where, How).
Tham khảo nội dung của đối thủ cạnh tranh, làm thế nào để nội dung của mình thu hút hơn của họ.

Kế hoạch off-page

Dựa vào phân tích đối thủ về off-page và bảng từ khoá, bạn cần giải quyết các vấn đề sau:

Tính số lượng backlink dự kiến cho từ khoá SEO
Chia cụ thể key chính, key phụ là bao nhiêu link
Xác định số lượng diễn đàn cần làm
Chọn lọc diễn đàn và lên danh sách những diễn đàn sẽ làm link và hoạt động trên đó
Tỷ lệ key chính, key phụ đi link như thế nào?
Nguồn backlink cho các đường dẫn SEO
Kế hoạch hoạt động mạng xã hội thu hút traffic
Xây dựng vệ tinh nếu cần thiết hoặc nếu có

Kế hoạch traffic

Dựa vào số traffic thực tế của website và số traffic khi nghiên cứu đối thủ để xác định:

Cần đạt được bao nhiêu traffic cho dự án
Chia số traffic đó ra để lên kế hoạch tăng trưởng traffic website thật tự nhiên
Nguồn traffic: social, diễn đàn, direct…
Traffic cho bài viết mới, bài viết cũ là bao nhiêu?

Lưu ý: Không nên tăng trưởng traffic quá đột ngột.

Dự kiến ngân sách và phân bổ nhân sự

Dựa vào deadline của dự án và số lượng chi phí tối đa bỏ ra để tối ưu lại các vấn đề:
Cần bao nhiêu người cho dự án, chi phí cho từng nhân sự?
Chi phí mua tool (nếu cần)
Chi phí quảng cáo (nếu cần)
Chi phí mua link (nếu mua link)
Từ đó xác định được ngân sách cho dự án.

Lên tiến trình thực hiện dự án

Dựa vào tất cả những phân tích ở trên, giờ bạn có thể đưa ra tiến trình thực hiện dự án. Một kế hoạch SEO hoàn chỉnh bao gồm:

Bảng từ khoá hoàn chỉnh
Cấu trúc website, cấu trúc bài viết
Các giai đoạn triển khai dự án
Công việc cụ thể của từng giai đoạn
Phân chia công việc cho từng bộ phận, nhân sự
Thứ hạng từ khoá từng giai đoạn (dự kiến đạt top)

Khi làm việc bắt buộc chia rõ công việc ra theo từng ngày, tuần, tháng để có chỉ số thực hiện đảm bảo tiến độ của dự án:

Công việc theo ngày:

Viết bao nhiêu bài/ ngày
Làm bao nhiêu link/ ngày
Tăng traffic/ ngày

Công việc theo tuần:

Check từ khoá 2 lần/ tuần
Check webmaster tool và analytics để có tham số xem tình trạng tăng trưởng của website
Nhân sự có hoàn thành công việc của tuần hay chưa?

Công việc theo tháng:

Mỗi tháng cần đúc kết ra được:

Đã tác động những gì đến website và kết quả như thế nào?
Từ đó điều chỉnh những gì cho tháng sau?
Kiểm tra sức khoẻ website

Để theo dõi kế hoạch SEO chi tiết theo từng giai đoạn, hãy thiết lập các nhiệm vụ cụ thể, phân chia nhân sự và deadline hoàn thành trên phần mềm quản lý công việc.

Hiện nay có nhiều phần mềm hỗ trợ đắc lực cho việc theo dõi tiến độ các dự án dài hạn và phức tạp như SEO

SEO là một dự án dài hạn, cần một kế hoạch cụ thể, khả năng quản lý chặt chẽ thì mới có thể thành công. Với những hướng dẫn lập kế hoạch căn bản trên, cùng sự hỗ trợ từ phần mềm quản lý công việc, chúc bạn và team có thể xây dựng kế hoạch SEO và quản lý đội ngũ SEO hiệu quả!