Ma trận quản lý thời gian: Phương pháp sắp xếp công việc hiệu quả

Phương pháp góc phần tư

Quan trọng và cấp bách

Các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng là các phát sinh cần xử lý gấp tránh ảnh hưởng tiến độ & chất lượng công việc chung – chẳng hạn như một bản sửa lỗi quan trọng cho công cụ SaaS doanh nghiệp bạn đang sử dụng.
Những công việc này yêu cầu sự chú ý ngay lập tức của bạn, và đương nhiên bạn cần ưu tiên hoàn thành chúng sớm nhất có thể.

Quan trọng nhưng không cấp bách

Những nhiệm vụ không khẩn cấp nhưng quan trọng sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu lâu dài, bạn cần lên lịch/ kế hoạch thực hiện chúng tránh tình trạng bỏ sót/ lãng quên bởi quá tập trung vào những nhiệm vụ khẩn cấp.
Những người năng suất & thành công dành phần lớn thời gian của họ cho những công việc này. Góc phần tư này được Stephen Covey (tác giả cuốn sách “7 thói quen của những người có tầm ảnh hưởng lớn” gọi là Góc phần tư của Chất lượng.

Không quan trọng nhưng cấp bách

Các nhiệm vụ rơi vào góc phần tư này gần như luôn bị gián đoạn bởi nó được khuyến khích ủy quyền cho người khác thay vì mất thời gian xử lý.

Không quan trọng cũng không cấp bách

Những nhiệm vụ này nên được xóa khỏi lịch trình của bạn để dành thời gian cho những công việc quan trọng mang lại lợi ích dài hạn cho cá nhân nói riêng & cho doanh nghiệp nói chung.

Rất nhiều người, sở dĩ luôn cảm thấy thời gian không đủ dùng, đó là bởi phần lớn thời gian của họ đều dành cho góc phần tư thứ 3 và thứ 4, thay vì dành thời gian cho nhiệm vụ quan trọng và cần thiết nhất.

Bất kể trong công việc hay cuộc sống, kiểu người này luôn sống trong áp lực, bận rộn suốt ngày nhưng lại không cho ra được hiệu suất cao. Ai trong chúng ta cũng cần phải học cách phân chia thời gian và nhận thức rõ ràng 4 góc phần tư của mình để từ đó vận dụng thời gian một cách tối đa nhất.

Ứng dụng ma trận quản lý thời gian trong sắp xếp và giao việc

Đừng quên thư giãn, nghỉ ngơi

Phân bố thời gian kiểu giải tỏa

Chẳng hạn như dạo này đang bù đầu với công việc, viết lách, làm PPT, lên kế hoạch dự án, mệt muốn đứt hơi, vậy thì hãy lấy điện thoại ra, nghe một vài bản nhạc chill, giải tỏa cơ thể, để rồi quay trở lại công việc với khí thế hừng hực hơn.

Phân bố thời gian theo các góc độ khác nhau của vấn đề nghiên cứu

Nhiều khi, bạn cảm thấy vấn đề nào đó phức tạp, đó là bởi góc nhìn nhận vấn đề khác nhau, chẳng hạn như một cuốn sách 200.000 từ, có đọc thế nào cũng đọc không hết, vậy thì hãy bắt đầu đọc từ chỗ mà bạn thích, chỗ mà hấp dẫn bạn, rồi cuối cùng hãy quay lại đọc những chỗ vô vị sau.

Phân bổ thời gian theo kiểu động tĩnh

"Đi thôi, ra ngoài làm 2 điếu", đây là hiện tượng rất thường thấy ở nơi làm việc, khi ngồi cả buổi chiều hoặc 2 tiếng đồng hồ rồi cảm thấy vô cùng mệt mỏi, chi bằng đứng lên đi lại một chút, đá đá chân, vặn vặn eo, hoạt động nhẹ một chút để thư giãn cơ thể, nó sẽ giúp bạn quay lại công việc với trạng thái tỉnh táo và sức sống hơn.

Quy tắc 20/80 phân bố thời gian và sức lực

Bạn cần phải biết, trong công việc, 80% thời gian là vô hiệu, chỉ có 20% để đi hoàn thành các nhiệm vụ hoặc công việc quan trọng. Cũng giống như hiện tượng trong các doanh nghiệp, chỉ 20% sản phẩm phổ biến tạo ra 80% doanh thu nền tảng, và tới 80% doanh thu tới từ 20% khách hàng trọng tâm.

Vậy làm sao để áp dụng quy tắc 2/8 này để phát hiện ra những việc quan trọng trong công việc? Có các tiêu chí đánh giá khác nhau nào? Cá nhân tôi tổng kết được ở 4 phương diện:

Việc đem lại cho bản thân lợi ích cao.
Việc phù hợp với mục tiêu công việc của chúng ta.
Công việc muốn tôi làm.
Việc không có giới hạn thời gian.

Theo như quy tắc 2/8, khi làm việc, hãy nắm bắt trọng tâm, điểm cốt lõi của nó, hãy dành sức lực của mình cho những việc đem tới giá trị lớn nhất cho bản thân, chứ không phải những việc không đâu. "Tranh thủ" giá trị lớn nhất chính là phương châm hàng đầu trong tận dụng thời gian.

Cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho nhiệm vụ của bạn

Đầu tiên, hãy tổng hợp những công việc bạn cần thực hiện & theo dõi thời gian bạn xử lý chúng trong một tuần.

Sau một tuần, hãy sắp xếp các nhiệm vụ đã hoàn thành của bạn vào góc phần tư thích hợp bằng cách sử dụng các câu hỏi sau làm tiêu chí của bạn:

Điều này có khẩn cấp đối với tôi không?
Điều này có quan trọng với tôi không?

“Tôi” là từ không thể thiếu ở đây – bạn đang tổ chức những công việc này dựa trên mục tiêu của chính mình chứ không phải của ai khác.

Khi các nhiệm vụ của bạn đã được sắp xếp, hãy lưu ý đến góc phần tư có nhiều tác vụ nhất. Nếu hầu hết các nhiệm vụ của bạn nằm trong góc phần tư thứ 2, bạn đã nắm bắt được tất cả những công việc quan trọng nhất & đang thực hiện chúng một cách hiệu quả.

Nếu số lượng công việc xuất hiện nhiều ở các góc phần tư 1, 3 & 4, bạn có thể xem xét cân bằng lại ma trận của mình.

Góc phần tư 1

Để giảm số lượng nhiệm vụ của Góc phần tư 1, hãy đầu tư thời gian vào việc lập kế hoạch để lường trước và ngăn chặn các vấn đề.

Bạn có thể thực hiện những thay đổi nào để tránh những vấn đề không mong muốn phát sinh? Điều này có thể bao gồm việc cộng tác với đồng nghiệp, khách hàng hoặc người giám sát để cơ cấu lại quy trình làm việc của bạn.

Góc phần tư 3

Để giảm bớt nhiệm vụ của Góc phần tư 3, hãy tạo một chiến lược để ủy quyền, loại bỏ hoặc giới hạn lượng thời gian bạn dành cho những tác vụ này.

Góc phần tư 4

Nếu phần lớn thời gian của bạn dành cho Góc phần tư 4, bạn cần lời khuyên từ đồng nghiệp hoặc người giám sát để xây dựng một kế hoạch phù hợp, xác định chính xác những nhiệm vụ nào bạn có thể ủy quyền hoặc xóa.

Đầu tư thời gian vào việc tạo ra thời gian

Lặp lại quá trình trên mỗi tuần trong một tháng. So sánh kết quả của mỗi tuần để xem liệu nỗ lực của bạn có giúp bạn giảm tải bớt thời gian cho Góc phần tư 1,3,4 mà tập trung vào Góc phần tư chất lượng hay không?

Ngay cả khi các ưu tiên của bạn chuyển sang Góc phần tư 2, hãy tiếp tục sử dụng Ma trận Eisenhower để lên kế hoạch & tổ chức công việc của bạn. Góc phần tư 2 thường sẽ bao gồm các nhiệm vụ trừu tượng như phát triển chiến lược hay thiết lập các mối quan hệ. Những nhiệm vụ này không có thời hạn, khiến chúng dễ dàng bị gạt sang một bên nhưng lại có tác động trực tiếp đến việc hoàn thành mục tiêu dài hạn của bạn.

“Điều quan trọng không phải là ưu tiên những gì trong lịch trình của bạn, mà là sắp xếp các ưu tiên của bạn.” – Stephen Covey.

Hầu hết mọi người đều cố gắng tìm kiếm thời gian trong lịch trình bận rộn để giải quyết những nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp đó. Tích hợp ma trận quản lý thời gian eisenhower vào quy trình làm việc hàng ngày sẽ giúp bạn xác định được những ưu tiên dựa trên việc xác định những gì quan trọng nhất đối với bạn.