20 Nguyên tắc quản lý thời gian bạn phải biết

Nguyên tắc số 1: Xác định mục tiêu

• Xác định rõ những mục tiêu.

• Xây dựng thói quen viết ra giấy mục tiêu và kế hoạch.

• Tự ấn định thời hạn hoàn thành các mục tiêu.

• Liệt kê tất cả những việc cần làm, các phương án để đạt được những mục tiêu đề ra.

• Biến những việc cần làm thành các kế hoạch hành động cụ thể.

• Hành động quyết liệt, thực hiện những việc trong kế hoạch hành động.

• Tự cam kết hoàn thành nhiệm vụ đã đề ra.

Nguyên tắc số 2: Lập kế hoạch làm việc

• Kế hoạch làm việc: tổng quát, hàng tháng, hàng tuần và hàng ngày.

• Chúng ta phải phân chia một công việc lớn thành nhiều việc nhỏ, đơn giản, sau đó sắp xếp thứ tự ưu tiên và xác định thời hạn cụ thể.

• Thời điểm tốt nhất để lên kế hoạch làm việc hàng ngày là vào buổi tối, trước khi đi ngủ. Khi ấy, tiềm thức của chúng ta sẽ gợi ý các phương hướng thực hiện từng phần việc trong bảng danh sách đó: Đừng bao giờ bắt đầu một ngày mới khi vẫn chưa có bản kế hoạch trên giấy.

Dành 10% thời gian để lên kế hoạch và tổ chức công việc trước khi bắt tay vào thực hiện giúp chúng ta sử dụng 90% thời gian còn lại hiệu quả hơn.

Nguyên tắc số 3: Vận dụng quy tắc Pareto 80/20

• Quy tắc 80/20 – bất cứ việc gì cũng đều được quyết định từ 20% việc quan trọng và 80% đa số nhưng ít quan trọng hơn. Hãy xác định những nhiệm vụ hàng đầu trọng yếu chiếm khoảng 20% nhưng quyết định đến 80% thành quả.

Nguyên tắc số 4: Tiên liệu kết quả cuối cùng

• Suy nghĩ về hậu quả giúp chúng ta dự đoán, xác định được mức độ quan trọng của một hành động hay một nhiệm vụ, khiến chúng ta có thêm động lực, bởi vì không ai muốn mình thất bại cả. Khi bạn có cái nhìn dài hạn, bạn sẽ kịp thời nhận ra những gì cần điều chỉnh

Nguyên tắc số 5: Sử dụng ma trận quản lý thời gian

Ma trận quản lý thời gian là kỹ thuật lựa chọn mục tiêu theo trình tự ưu tiên:

Quan trọng + Khẩn cấp

• Đây là những việc mang tính ngắn hạn, bạn không thể không làm ngay lập tức. Nếu bạn không làm ngay những việc này thì chắc chắn bạn sẽ “thất bại” toàn tập. Ví dụ như đến hạn chót của một công việc nào đó, bài thi ngày mai, hàn gắn một mối quan hệ vừa mới đổ vỡ…

Quan trọng + Không khẩn cấp

• Những việc mang tính chiến lược, dài hạn và quan trọng sẽ được xếp vào nhóm II. Đó có thể là lên kế hoạch của tuần, tháng, năm… học hỏi, rèn luyện thể lực, xây dựng và củng cố mối quan hệ… Những việc này có thể không có được kết quả ngay nhưng nếu xét về lâu dài thì nó lại mang lại những lợi ích to lớn và bền vững. Hãy đầu tư phần nhiều thời gian vào nhóm công việc này.

Khẩn cấp + Không quan trọng

• Những việc không quan trọng thì chắc chắn sẽ là những việc bạn không cần để tâm quá nhiều. Đó là những việc như trả lời điện thoại, mail, in nhắn… không cần thiết; sinh nhật, đám cưới của người bạn không thân thiết… Giải pháp cho bạn là hãy giao phó cho người khác và quan trọng là bạn phải giao phó cho đúng người.

Không khẩn cấp + Không quan trọng

• Đây là những việc tối kỵ với những người thành công, những việc vô thưởng vô phạt, làm hay không làm cũng không mang lại ý nghĩa, khác biệt gì lớn. Cách tốt nhất là bạn nên gạt bỏ nó. Cụ thể hơn là những việc như chơi game, lướt fb, xem phim… quá nhiều mà chẳng mang lại lợi ích nào. Nếu bạn làm chúng để thư giãn thì không có vấn đề gì, nhưng nếu bạn dành một giờ trở lên để làm nó và nói rằng đó là thư giãn thì bạn cần xem xét lại có phải bạn đang “thư giãn” hay là “thỏa mãn cơn n.ghiện” của mình!

Nguyên tắc số 6: Tập trung vào các lĩnh vực trọng yếu

• Công việc trọng yếu của một viên chức quản lý là lập kế hoạch, sắp xếp tổ chức nguồn nhân lực, phân công nhiệm vụ, giám sát hoạt động, đánh giá kết quả và lập báo cáo.

• Công việc của học sinh, sinh viên là làm bài tập, đọc sách, tham gia hoạt động của trường lớp, câu lạc bộ…

• Công việc của một nhân viên bán hàng gồm có: xác định khách hàng tiềm năng, tiếp cận khách hàng, xây dựng mối quan hệ và sự tin tưởng, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, giới thiệu thuyết phục sản phẩm hay dịch vụ, giải đáp thắc mắc, phục vụ khách hàng…

Tự đánh giá bản thân: bạn có thể dùng sơ đồ SWOT để đánh giá bản thân và áp dụng các chiến lược đó.

Nguyên tắc số 7: Tập trung tạo hiệu quả

Hãy trả lời 3 câu hỏi:

• Hoạt động nào của tôi có giá trị nhất?

• Công việc nào chỉ mình tôi thực hiện để hoàn thành xuất sắc và thực sự tạo ra sự khác biệt?

• Công việc nào tốt nhất cho thời gian của tôi?

Nguyên tắc số 8: Chuẩn bị đầy đủ trước khi bắt đầu

• Để vượt qua trạng thái trì hoãn để đạt hiệu quả cao, chúng ta cần phải chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng cho công việc trước khi bắt đầu

• Hãy dọn dẹp bàn làm việc, không gian phòng làm việc, chuẩn bị đầy đủ mọi “vật liệu” cho công việc của mình, ngồi vào bàn và bắt đầu cho đến khi công việc hoàn tất: Không chuẩn bị là chuẩn bị cho sự thất bại.

Nguyên tắc số 9: Luôn sẵn sàng bằng cách học hỏi và hoàn thiện kỹ năng

• Nguyên nhân khiến chúng ta trì hoãn những công việc trọng yếu chính là cảm giác thiếu tự tin, không đủ năng lực để có thể hoàn thành công việc một cách xuất sắc, sợ thất bại… Vì thế chúng ta phải không ngừng học hỏi để nâng cao kiến thức, sự hiểu biết và không ngừng rèn luyện kỹ năng. Khi học nhiều, hiểu nhiều, kỹ năng được nâng cao, chúng ta sẽ cảm thấy tự tin hơn, làm việc say mê hơn và đạt được nhiều thành quả hơn.

Nguyên tắc số 10: Phát triển và tận dụng những tài năng đặc biệt

Hãy xác định đâu là lĩnh vực đặc biệt, tài năng vượt trội của bản thân. Phát triển và sử dụng những kiến thức và kỹ năng đặc biệt này vào công việc, chúng ta sẽ tạo ra những kết quả đặc biệt. Bạn hãy làm bài tập sau để tìm ra tài năng đặc biệt của mình nhé:

• Tôi thật sự giỏi lĩnh vực nào?

• Điều gì giúp tôi thành công trong quá khứ?

• Tôi thích làm điều gì nhất?

• Nếu để tôi chọn, tôi sẽ chọn việc gì?

Nguyên tắc số 11: Xác định những trở ngại chính yếu

Sẽ luôn có những khó khăn, trở ngại trên đường đi đến mục tiêu. Bạn cần phải biết điều gì đang ngăn cản bạn và sau đó hãy loại bỏ nó, ví dụ như game online, mạng xã hội, TV, phim,…

• Điều gì đang kìm hãm sự thành công của bạn?

• Điều gì làm giảm tốc độ phát triển của bạn?

• Điều gì làm bạn phải chần chừ, ngại ngần?

• Tại sao bạn vẫn chưa đạt được mục tiêu đề ra?

Nguyên tắc số 12: Thực hiện công việc theo từng bước

Để thực hiện những công việc lớn, những mục tiêu cao, bạn hãy chia những công việc lớn này thành nhiều bước nhỏ và lên kế hoạch để thực hiện từng bước giống như việc ăn từng phần của con voi vậy. Lần lượt hoàn thành từng bước nhỏ này, chúng ta sẽ đạt được công việc lớn, hoàn thành mục tiêu cao.

Nguyên tắc số 13: Tạo áp lực cho chính mình

• Hầu hết mọi người thiếu khả năng sống và làm việc độc lập. Họ luôn trông chờ sự động viên, hỗ trợ và dẫn dắt từ người khác để hoàn thành mục tiêu của mình.

• Đúng là cần có một đội nhóm và những người hỗ trợ sẽ rất quan trọng, nhưng bạn mới là người quan trọng nhất. Bạn không thể phụ thuộc vào người khác, bạn không thể giao số phận của mình cho người khác được.

• Bạn phải chịu trách nhiệm về cuộc sống của chính mình. Bạn phải trở thành những “nhà lãnh đạo bản thân” – tự mình có thể làm việc với hiệu suất cao, có thể tự hoàn thành nhiệm vụ mà không cần sự giám sát, quản lý, đốc thúc của bất kỳ ai. Hãy tạo áp lực lên chính mình, và bạn sẽ thấy hài lòng hơn về bản thân.

Nguyên tắc số 14: Tối đa hóa nguồn năng lượng cá nhân

• Năng lượng thể chất, trí tuệ và tinh thần quyết định hiệu suất làm việc của bạn.Vì vậy bạn phải cung cấp và duy trì nguồn năng lượng đó. Một quy luật thông thường của sinh học là năng suất làm việc của chúng ta sẽ giảm nhanh chóng sau 8-9 giờ làm việc. Chúng ta cần phải tạm dừng công việc đúng lúc để nghỉ ngơi, ăn uống, tập thể dục, vui chơi… thì mới có thể tái tạo nguồn năng lượng để tiếp tục làm việc lâu dài, và hoàn thành những mục tiêu của cuộc đời.

Nguyên tắc số 15: Tạo động lực thúc đẩy hành động

• Để thực hiện công việc hiệu quả, chúng ta phải làm chủ suy nghĩ của bản thân và trở thành người lãnh đạo, người động viên cho chính bản thân mình. Hãy tuyên bố mỗi ngày để bạn có thêm động lực làm việc và lấy lại năng lượng.

• Bạn phải rèn luyện được thói quen: luôn tìm điểm tốt, khía cạnh tích cực trong mọi tình huống (reframing); rút ra những bài học kinh nghiệm quý báu từ khó khăn, thất bại; luôn tìm kiếm giải pháp cho mọi vấn đề.

Nguyên tắc số 16: Hãy trì hoãn một cách sáng tạo, hiệu quả

• Trì hoãn đúng sẽ làm tăng hiệu suất cá nhân. Rõ ràng chúng ta không thể tự mình làm tất cả mọi thứ, do đó việc trì hoãn các hoạt động có giá trị thấp là việc chúng ta nên làm. Bạn cần phải biết thiết lập các ưu tiên: cái gì cần làm trước và tập trung nhiều hơn, cái gì sẽ làm sau và làm ít hơn. Hãy nhớ trì hoãn việc nhỏ để làm việc lớn, chứ không phải trì hoãn việc lớn để làm việc nhỏ hay đi chơi đâu nhé!

Nguyên tắc số 17: Không quá phụ thuộc vào công nghệ

• Công nghệ là một người bạn giúp chúng ta giải quyết công việc nhanh hơn, nhưng cũng là kẻ thù khiến chúng ta trở nên trì trệ, thụ động.

• Tôi từng là một kẻ nghiện fb và smartphone. Và tôi để ý hiệu suất làm việc của mình đi xuống rất nhiều khi tôi biến mình thành một kẻ nghiện facebook và smartphone. Đặc biệt là tôi đã dành rất ít thời gian để suy ngẫm cho tương lai của mình khi chìm đắm vào với Smartphone. Đó là lý do tôi đã học người Do Thái và ứng dụng ngày Sabat của họ vào cuộc sống của mình. Ngày chủ nhật mỗi tuần tôi sẽ tắt hết wifi và 3G để không online, dành thời gian để suy ngẫm, viết kế hoạch, chuẩn bị cho tương lai của mình hay đơn giản chỉ là tận hưởng cuộc sống. Và tôi bắt đầu tắt internet từ 22 giờ cho đến sáng ngày hôm sau.

• Kể từ khi tôi thực hành nghiêm túc và có kỷ luật thói quen này, rất nhiều điều tuyệt vời đã biến chuyển trong cuộc sống của tôi.

Nguyên tắc số 18: Chia nhỏ công việc

• Để ăn hết một con voi chúng ta phải ăn từng miếng một. Công việc cũng vậy. Chúng ta phải biết cách chia nhỏ một công việc lớn ra từng công việc nhỏ. Chúng ta dễ dàng thực hiện từng công việc nhỏ hơn là thực hiện toàn bộ công việc lớn. Sau khi làm xong một việc, chúng ta có tâm lý thỏa mãn và muốn thực hiện tiếp công việc khác. Cứ thực hiện từng công việc nhỏ, chúng ta sẽ lần lượt hoàn thành toàn bộ công việc lớn.

Nguyên tắc số 19: Ý thức khẩn trương

• Ý thức khẩn trương là nguồn động lực và mong muốn nội tại giúp chúng ta muốn bắt tay vào công việc ngay lập tức, và hoàn thành nhiệm vụ trong thời hạn sớm nhất. Ý thức khẩn trương tạo cho chúng ta khả năng định hướng hành động: lập kế hoạch công việc theo mức độ ưu tiên, tập trung vào hành động và bị cuốn vào “dòng chảy” của công việc, của hiệu quả và năng suất làm việc.

Nguyên tắc số 20: Chuyên tâm với từng công việc

• Chu trình “bắt đầu công việc rồi dừng lại, lại bắt đầu và dừng lần nữa” có thể làm lãng phí thời gian của chúng ta trong việc tạo dựng lại động lực, lấy lại quán tính… cho đến khi đạt được tiến độ cần thiết.

• Các nghiên cứu cho thấy việc dừng công việc rồi bắt đầu lại có thể tiêu tốn thời gian lên đến năm lần so với việc chúng ta hoàn toàn chuyên tâm vào công việc từ lúc bắt đầu cho đến khi thành công.

• Khi hình thành tinh thần kỷ luật bản thân để chuyên tâm làm việc không ngừng nghỉ trên một nhiệm vụ duy nhất, chúng ta có nhiều cơ hội đạt được mức làm việc hiệu quả sớm nhất, và khi đó chúng ta có thể hoàn thành những công việc khó khăn với chất lượng cao và trong thời gian ngắn nhất.

• Hãy nhớ rằng quản lý thời gian đồng nghĩa với quản lý cuộc sống. Việc đạt được khả năng quản lý thời gian và hiệu quả cá nhân xuất phát từ việc trân trọng từng phút giây trong cuộc sống của bạn.